como escribir emails efectivos

Con estos consejos puedes mejorar de gran manera la efectividad a la hora de escribir tus emails para responder a tus clientes

Cada vez nos comunicamos más por correo electrónico, y sobre todo para los negocios escribir emails efectivos respondiendo a nuestros clientes es fundamental para generar mayor confianza y ventas.

Cada vez más los emails son la herramienta favorita por todos para las comunicaciones de negocios, para ponernos en contacto con el área de soporte de un producto, o para consultar sobre las características de determinado servicio.

A la hora de escribir nuestros emails si lo hacemos de forma eficaz podemos ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, al tiempo que generamos más confianza hacia los clientes destinatarios de nuestras comunicaciones electrónicas.

Consejos para escribir emails efectivos

Algunos consejos que te ayudarán a escribir emails que permitan responder a las expectativas de nuestros clientes e nuestras comunicaciones electrónicas.

1 . Dar formato a la respuesta para que sea más fácil de leer en una pantalla. Es mejor evitar escribir emails con frases muy largas. Lo ideal es escribir 5-6 palabras en cada línea y no más que eso.

2 . Asegúrese de que la línea de asunto es conciso y significativo para el receptor e incite a abrir nuestro correo. Pero también debemos tener cuidado de que no se ve como spam.

3 . Escribir en cada párrafo sobre un tema, si tenemos varias cosas que comentar. Y los párrafos deben estar bien separados por una línea en blanco. Así nuestros emails se leerán de forma más sencilla

4 . Sea breve . Utilice el menor número posible de palabras para transmitir su mensaje. A la hora de escribir nuestros emails más no es mejor.
Recuerda siempre que un correo electrónico no es percibido como una carta electrónica

5 . Debemos utilizar un lenguaje correcto pero sencillo que pueda entender fácilmente cualquier persona. No utilices en tus emails demasiados recursos retóricos que a lo mejor no son bien entendidos por nuestra audiencia, y por supuesto no cometer errores de ortografía ¡para eso están los correctores ortográficos!

6 Nuestro email de respuesta debe ser consecuente con el que nos enviaron . Si el remitente está molesto a causa de un error por nuestra parte, debemos reconocer el error y no hacer publicidad de nuestra empresa. También debemos aclarar todas las dudas que nos presente nuestro cliente de forma satisfactoria.

En este tipo de emails nos estamos jugando un cliente, que de no ver sus expectativas cumplidas irá a la competencia y lo habremos perdido para siempre.

7 . Asegúrate de contestar todas las preguntas planteadas por el cliente. Una respuesta parcial frustra al remitente y le hace perder el tiempo volviendo a escribirnos para conseguir la respuesta adecuada a su consulta.

De esta manera también perdemos nosotros el tiempo volviendo a contestar y quedamos mal ante nuestros clientes.

8 .Si debemos tomar alguna acción para satisfacer a nuestro cliente lo mejor es que indiquemos cuales van a ser y dejemos bien claro los plazos para cumplir con sus demandas.

9 . Muchas veces la gente no guarda datos como números de referencias, pedidos, o datos que nosotros utilizamos para gestionar nuestros pedidos. NO le pidas a tus clientes que te los recuerde y te los envíe. Quedamos mucho mejor si los buscamos en caso de necesitarlos.

10 . Resuelve el problema del cliente en tus emails, no se limites a decir al remitente que busque la solución en tu sitio web. En muchos casos , ya han ido el sitio web y sólo al no encontrar las respuestas que estaban buscando se han decidido a escribirnos.

Y si es necesario que vayan a nuestra web debemos proporcionarles exactamente al enlace directo a la información que necesita el lector.

Estos 10 sencillos consejos harán que tu comunicación con tus clientes sea más satisfactoria, rápida y efectiva.

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